Privacy-verklaring
Privacy statement ADW – mei 2018
Inleiding
Bij het uitvoeren van haar doelstellingen als vereniging verwerkt de Oudheidkundige Werkgemeenschap Aalten-Dinxperlo-Wisch (hierna ADW) persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ADW en, indien van toepassing, haar werkgroepen.
ADW geldt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacyregelgeving. Onze contactgegevens:
de vereniging Oudheidkundige Werkgemeenschap voor de voormalige gemeenten Aalten, Dinxperlo en Wisch
Smitskamplaan 16, 7091RK Dinxperlo
KvK: 40120705
tel. 0315-653484
e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, woonplaats. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum . Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt ADW persoonsgegevens?
ADW verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Leden van de ADW
• Oud-leden van de ADW
• Deelnemers aan de studieavonden of excursies
• Sprekers tijdens de studieavonden of excursies
• Bestuur van de ADW
Gebruik van persoonsgegevens door ADW
De penningmeester van ADW verwerkt persoonsgegevens in Davilex Club, de administratieve applicatie van ADW. Alle mutaties worden hierin verwerkt en bijgehouden. Aspirant-leden melden zich aan via de website of het speciale aanmeldformulier; deze informatie wordt doorgestuurd naar de mailbox van de penningmeester en deze verwerkt deze in Davilex Club. De aanmeld email wordt na één jaar verwijderd uit de mailbox. Leden hebben ook de mogelijkheid zich uit te schrijven via de mail, per brief of mondelinge opzegging, waarna een vergelijkbare procedure geldt en het lid verwijderd zal worden uit het Davilex Club bestand. Aanpassingen in het systeem en backups van het systeem worden enkel op de PC van de penningmeester gedaan en opgeslagen, voor maximaal 1 jaar.
ADW kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Contactgegevens
• Bank- en betaalgegevens
• Foto’s van excursies en/of lezingen
Waarvoor verwerkt ADW persoonsgegevens?
Als u lid wilt worden van ADW of deel wilt nemen aan onze studiedag/avond of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid en informeren rondom onze leden-activiteiten en het versturen van ons Contactorgaan. Als u eenmaal lid of relatie van ADW bent, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken of u een factuur te sturen voor lidmaatschap of deelname aan de studiedag of excursie.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over activiteiten of studiedagen vanuit ADW. Wilt u niet benaderd worden? Dan kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar het secretariaat: (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie.
Op welke grondslagen verwerkt ADW persoonsgegevens?
ADW verwerkt uw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de lidmaatschapsovereenkomst. Daarnaast verwerkt ADW bepaalde gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale verplichtingen.
Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken omdat wij daar gerechtvaardigde belangen bij hebben, zoals:
• Uitvoer geven aan onze doelstellingen als vereniging;
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten;
• De bescherming van onze financiële belangen;
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.
Verwerkt ADW ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. ADW controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.
Hoe gaat ADW met mijn persoonsgegevens om?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ADW gebonden aan de daarvoor geldende wet en regelgeving. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Willen wij (de) gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Binnen het bestuur van ADW heeft alleen de penningmeester toegang tot alle persoonsgegevens, voor het uitoefenen van zijn functie. Bepaalde uittreksels van het ledenbestand worden aan de secretaris op regelmatige basis verstrekt voor de communicatie naar leden, zoals eventuele nieuwbrieven. Enkel de informatie die hiervoor nodig is wordt verstrekt, zodat deze niet te herleiden zijn. Overige leden en bestuursleden van ADW hebben geen toegang tot alle persoonsgegevens.
Uitwisseling van persoonsgegevens met externe partijen
ADW kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen. ADW kan gegevens verstrekken aan of uitwisselen met externe partijen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten. Denk bijvoorbeeld aan de leverancier van onze administratieve applicatie of wanneer wij samenwerken met partijen ten behoeve van het organiseren van activiteiten.
ADW zal uw persoonsgegevens nooit aan externe partijen verstrekken voor ideële of commerciële doeleinden.
Verder kunnen derden gegevens opslaan buiten de Europese Economische Ruimte indien u met ons communiceert via social media, zoals LinkedIn, Twitter of Facebook. Al deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke rechten heb ik?
U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling of afscherming van uw persoonsgegevens. Ook kunt u ons om verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, bijvoorbeeld als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming en u uw toestemming heeft ingetrokken. U kunt tot slot bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Wij streven ernaar binnen een maand op uw verzoek te reageren.
U kunt een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens indienen door een email te sturen naar het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door ADW kunt u terecht bij de voorzitter van de ADW. Natuurlijk kunt u ook altijd contact opnemen met de secretaris via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Mochten wij er samen niet uitkomen, dan kunt u uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
OPT-OUT
Om het gebruik van de systemen van ADW zo makkelijk mogelijk te maken, kan ADW u (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van uw inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om u voor deze serviceberichten uit te schrijven. ADW beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor overige berichten is het mogelijk u door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten. Indien u geen prijs stelt op informatie vanuit ADW namens de werkgroep waarvan u lid bent , of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kunt u dit aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval uw verzoek in behandeling nemen en contact met u opnemen.
Wijzigingen privacybeleid
U kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via de website van de ADW. ADW behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Wanneer de privacy verklaring gewijzigd is, vermelden wij dit op onze website onder “nieuws”.
Aangezien onze ADW website voortdurend in ontwikkeling is bestaat de mogelijkheid dat enkele van de hiervoor genoemde functies (OPT-OUT) nog niet actief zijn.